Business case to zwrot, którego tłumaczenie na język polski raczej nie jest stosowane, a organizacje, które mają w swojej kulturze organizacyjnej zwyczaj przygotowywania business case’ów dla nowych projektów nazywają je czasami dla wygody biznes kejsami. Nie jest to profesjonalne, ale za to wygodne, więc wybaczcie nam to spolszczenie, które czasem stosujemy.
Co to jest business case?
Business case to w dużym uproszczeniu kalkulacja, która pokazuje, czy zarobimy na jakimś projekcie biznesowym, czy do niego dołożymy – mówiąc kolokwialnie – zepnie się lub nie zepnie.
Jak przygotować business case na własne potrzeby?
W dużych korporacjach business case to uzasadnienie finansowe dla nowego projektu czy przedsięwzięcia – często przybiera więc formę obszernego raportu. To nie znaczy jednak, że nie możemy przygotować takiego business case’u na własne potrzeby – w formie prostego arkusza w excelu czy nawet prostej notatki spisanej na kartce A4. Zachęcamy Was, żebyście wykonały go tak, jak będziecie umiały – kluczowe jest, aby spisać go w kategoriach kosztów i potencjalnych zyskach. Podpowiemy Wam, jak zrobić to krok po kroku.
Krok pierwszy: PRZYCHODY
Po jednej stronie biznes kejsu mamy zatem przychody – wartość naszej przyszłej sprzedaży. Żeby ją policzyć musimy pomnożyć ilość transakcji przez ich wartość. Czyli jeżeli mamy w miesiącu 10 transakcji, każda z nich na kwotę 10 zł, to w sumie mamy 100 złotych przychodu.
Możecie oczywiście liczyć też sprzedaż per produkt – czyli np. sprzedamy towaru A 10 sztuk, towaru B 15 sztuk, a towaru C – 20 sztuk.
Niezależnie od wybranej opcji matematyczna złożoność tych obliczeń jest raczej niewielka. Problem polega raczej na tym, że musimy spróbować przewidzieć przyszłość, bo po prostu nie wiemy, ile będziemy sprzedawać.
Wyliczenie business case wymaga więc poczynienia pewnych założeń – im bliżej rzeczywistości uda nam się trafić, tym lepiej dla nas, bo nasz biznes kejs będzie bliższy rzeczywistości.
Na pomoc przychodzi nam tu nasza strategia marketingowa – wiemy już, kto jest naszą grupą docelową oraz kto jest naszą konkurencją. Zakładamy też, że jeżeli decydujecie się na określony biznes, to macie przynajmniej jakąś orientację w tych wartościach. Może macie znajomych, którzy mają podobne biznesy, albo byliście w takim biznesie pracownikiem i macie wiedzę branżową.
Internet zawsze jest źródłem wiedzy wszelakiej – zawsze można zadać pytania na grupie biznesowej lub tematycznej.
Warto zrobić kilka wersji biznes kejsu; wersję minimalną, która będzie łatwa do osiągnięcia, wersję realistyczną, czyli taką, która jest najbardziej prawdopodobna, oraz wersję maksymalną – czyli już bardzo optymistyczną.
UWAGA! Jeżeli będziecie vatowcami warto liczyć biznes case na cenach netto – będzie prościej.
Krok drugi – KOSZTY
W kategorii KOSZTY można wyróżnić kilka grup – nasz podział ma charakter praktyczny – nie wynika z przyjętych zasad prowadzenia finansów i księgowości.
Ten artykuł nie jest o księgowości – sposób księgowania, amortyzacja kosztów czy podatki wpływają na business case’y i mogą decydować o ich rentowności. Ale naszym celem jest pokazać Wam jak przeanalizować swój pomysł na biznes zdroworozsądkowo, zanim skonsultujecie szczegóły z księgową.
Koszty na start
Jeżeli otwieracie dopiero swój biznes istotnym elementem business case’u będą koszty, które musicie ponieść na start i bez których rzeczywiście biznesu nie otworzycie.
W zależności od specyfiki biznesu te koszty mogą być niewielkie – np. jeżeli zamierzacie otworzyć jednoosobową firmę konsultingową i w zasadzie macie już całe potrzebne wyposażenie, tj. komputer i telefon. Mogą też być gigantyczne – jeśli zamierzacie np. postawić fabrykę.
My jednak uznajmy, że osoby otwierające powyższe biznesy wiedzą, jak się za nie zabrać, i poświećmy dalszy ciąg artykułu małym biznesom wymagającym pewnych nakładów na start. Jakiego typu koszty zwykle należy wziąć pod uwagę?
- Lokal – warto, żeby był jak najtańszy, chyba że lokalizacja i jej prestiżowość ma istotne znaczenie dla twojego biznesu. Jeśli jednak nie – wynajmij na początek cokolwiek, co spełni podstawowe wymagania, albo wygospodaruj miejsce w garażu czy w piwnicy. Pamiętaj, że najwięksi giganci światowego biznesu, tacy jak Amazon czy Microsoft zaczynały w garażu.
Oczywiście kosztem na start będzie tylko zakup lokalu lub ewentualnie remont – jeżeli będziecie lokal wynajmować, wpiszcie ten koszt do kosztów pozostałych.
- Sprzęt – na początek zastanów się, czy nie możesz wykorzystać tego, co już masz. Wiele pomysłów na biznes opiera się na robieniu za pieniądze tego, co wcześniej robiło się hobbystycznie. W tym wypadku masz już jakiś sprzęt, który w wielu przypadkach wystarczy na dzień dobry.
Jeżeli potrzebujesz specjalistycznego sprzętu sprawdź, czy nie opłaca się kupić używanego. A może da się taki sprzęt wynająć. Jeżeli biznes zacznie się kręcić, kupisz to czego potrzebujesz albo weźmiesz w leasing.
A jeśli nie potrzebujesz specjalistycznego sprzętu tylko na przykład regały czy biurka – tym bardziej kup używane albo znajdź naprawdę tanie.
- Twoja marka – zastanów się, czy twoja marka jest ważna dla twoich klientów. Jeżeli ma być wizytówką twojego biznesu, warto zainwestować w to, żeby brzmiała i wyglądała profesjonalnie. Ponieważ zajmujemy się marketingiem uważamy, że zawsze warto, ale jesteśmy skłonne uznać, że niektóre biznesy poradzą sobie bez niej (na początku).
- Strona internetowa – niezbędna na początek tylko jeżeli świadczysz usługi przez Internet – np. otwierasz sklep internetowy. Większość pozostałych biznesów radzi sobie mając tylko strony na Facebooku, choć na pewno posiadanie własnej strony internetowej uznajemy za duży atut – daje niezależność i wpływa na poziom zaufania klientów do Twojego biznesu. Sama strona nie jest dużym kosztem, natomiast już sklep internetowy wymaga trochę więcej nakładów, szczególnie jeśli chcemy, żeby korzystanie z niego nie sprawiało problemów klientom.
Koszty towaru
Jeżeli będziesz sprzedawać fizyczne produkty, musisz te produkty wyprodukować z czegoś albo kupić.
To, jak tanio uda Ci się wyprodukować towary lub jak tanio uda Ci się je kupić zadecyduje o twoich przyszłych zyskach.
Pamiętaj, że cena, za którą sprzedaż swoje towary nie będzie zależała od kosztów, tylko od tego, za ile możesz je sprzedać. Im taniej wyprodukujesz lub kupisz – tym więcej zostanie dla Ciebie.
To, co jest ważne w tym punkcie:
- jeżeli produkujesz swoje produkty – upewnij się, że uwzględniłeś wszystko, a nie tylko główne pozycje. Zapomniane drobiazgi mogą podnieść koszt produkcji tak bardzo, że biznes przestanie się opłacać (tak samo działają remonty – drobiazgi, na które nie wpadliście powodują, że zawsze wychodzi 20% drożej, niż miało).
- jeśli handlujesz czyimiś produktami – upewnij się, jakie dokładnie są warunki sprzedaży dla poszczególnych ilości. Policz całość kosztów, łącznie z dostawą do twojego magazynu. Zrób jakieś założenie, jaka część ulegnie zniszczeniu w transporcie czy np. się przeterminuje.
Koszty obsługi
Pamiętaj też o kosztach związanych z obsługą zamówień, takich jak opakowania czy wysyłki kurierskie (albo inny transport), a może koszty montażu – generalnie wszystkich kosztach, które są niezbędne do realizacji zamówień i zależą bezpośrednio od sprzedaży. Pamiętajcie też o ewentualnych zwrotach i reklamacjach, które będzie trzeba uwzględnić.
Planując przychody poczyniliście już pewne założenia co do ilości sprzedaży. Planując pierwszą produkcję czy też pierwsze zakupy w hurtowniach kierujcie się tymi założeniami.
Porównanie planowanej ilości sprzedaży z planowaną produkcją czy zakupem jest pierwszym momentem, w którym widać, czy wasz biznes się w ogóle zepnie. Jeżeli przy zakładanej sprzedaży nie jesteście w stanie nawet otrzymać rabatu hurtowego na towary, albo żaden podwykonawca nie podejmie się produkcji dla Was, widzicie, że Wasz pomysł się nie spina. Musicie na tym etapie wrócić do założeń sprzedażowych i zastanowić się, czy dacie radę sprzedać więcej.
Koszty pozyskania klienta czyli koszty marketingowe
Ciężko obecnie wyobrazić sobie biznes, który funkcjonowałby bez marketingu. Czy jest to reklama na Facebooku czy zachęcająca witryna lokalu w dobrym miejscu, a może rozbudowany dział handlowy, który aktywnie poszukuje klientów – klienci jakoś muszą się o Was dowiedzieć.
Koszty marketingu to jest bolesny punkt biznes kejsu – one się nie zwracają od razu, ponieważ Wasi klienci muszą „dojrzeć” do skorzystania z waszej oferty (chyba że jesteście już znanymi influencerkami i Wasi fani tylko czekają na wasze produkty – wtedy nie musicie dalej czytać).
Pozostali z nas muszą się liczyć z tym, że w zależności od sposobu promocji swojego biznesu poniosą pewne koszty, które nie zwrócą się od razu.
Z tego powodu biznes kejsy robimy w przedziałach czasowych – miesiąc po miesiącu różnica między kosztami i przychodami powinna się zmniejszać.
Pozostałe koszty
Pomyślcie w tym miejscu, jakie jeszcze koszty będziecie ponosić.
Jeżeli będziecie wynajmować lokal, uwzględnijcie go w tym miejscu.
Nie zapomnijcie o tym, żeby uwzględnić ZUS i podatek. Jeżeli będziecie VATowcami, najlepiej zrobić cały biznes kejs na cenach netto.
Do tego doliczcie księgową, koszty przejazdów (paliwo, leasing), koszty ubezpieczeń.
Jeżeli będziecie zatrudniać pracowników sprawdźcie dokładnie koszty pracodawcy (pamiętajcie, że koszty pracodawcy to dużo więcej, niż pensja brutto pracownika).
W tym miejscu uwzględnijcie też koszty ewentualnych kredytów czy pożyczek.
Krok trzeci: ODEJMIJ KOSZTY OD PRZYCHODÓW
To jest ten kluczowy moment, w którym dowiadujesz się, ile dołożysz. Pamiętaj, że zrobiliśmy kalkulację na pierwszy miesiąc, więc dołożysz na pewno.
Kiedy zaczniesz zarabiać dowiesz się po wykonaniu kolejnego kroku – czyli przeciągnięcia pozycji z arkusza na kolejne miesiące.
(Mimo, że na razie nie zarobisz, nie zapomnij mimo to uwzględnić podatku w formule kalkulacyjnej, żeby o nim nie zapomnieć, kiedy w końcu zarobisz)
Krok czwarty: UWZGLĘDNIJ ZMIANY W CZASIE
Na razie wykonaliście kalkulację dla pierwszego miesiąca działalności – na tym etapie jest oczywiste, że do biznesu dołożycie (jeśli nie dołożycie to oczywiście jest szansa, że wpadliście na genialny pomysł biznesowy, ale raczej pomyliliście się gdzieś – lepiej sprawdźcie dwa razy).
Kolejny krok to przeciągnięcie tych założeń na kolejne miesiące w taki sposób, żeby były ze sobą spójne.
Na pewno chcecie założyć wzrost sprzedaży. To jednak pociąga za sobą również wzrost kosztów zakupu towarów i produkcji, ale może też powodować np. konieczność zwiększenia powierzchni magazynowej, albo zatrudnienie osoby do obsługi zamówień.
Z drugiej strony większe zamówienia czy większe ilości w produkcji to na ogół większy rabat hurtowy, a tym samym wzrost waszej marży.
Koszty marketingu są blisko powiązane z wartością sprzedaży – niekoniecznie spadnie Wam więc całkowity koszt marketingu (bo jeśli spadnie, to grozi Wam spadek sprzedaży), ale koszt pojedynczej transakcji powinien spaść.
Pamiętajcie analizując kolejne miesiące, że wszystkie pozycje w biznes kejsie są ze sobą powiązane, ale te powiązania są logiczne i wynikają ze zdrowego rozsądku. Kiedy wypełnicie kolumny dla pierwszych dwunastu miesięcy, będziecie w stanie ocenić, czy wasz biznes zacznie zarabiać po roku. Nie jest wykluczone, że dopiero po dwóch latach będziecie mogli zobaczyć zyski (w biznesach wymagających dużych inwestycji zwrot po kilku latach to bardzo dobry wynik).
Istotne jest oczywiście, na ile czasu niezarabiania jesteście w stanie sobie pozwolić. Przy małych, jednoosobowych działalnościach pewnie nie za długo – dlatego ważne jest, żeby koszty na start były jak najniższe.
Krok piąty: WERYFIKACJA ZAŁOŻEŃ BUSINESS CASE’U
Kiedy będziecie analizować zmiany biznes kejsu w czasie może okazać się, że pojawia się konieczność poniesienia dodatkowych kosztów, które spowodują spadek waszych zysków. Takim punktem może być np. konieczność zatrudnienia pracownika, kiedy ilość zamówień wzrasta tak, że sami ich nie obsłużycie czy np. zmiana magazynu na większy. Kalkulacja takiej zmiany samej w sobie też jest nazywana biznes kejsem – liczycie wtedy, jakie koszty generuje taka zmiana w prowadzeniu biznesu i jaki wzrost zysków Wam ona zapewni.
Może się okazać, że wasz biznes nie jest „skalowalny” czyli, że nie da się zwiększać jego skali bez ograniczeń. Taka sytuacja wystąpi w momencie, kiedy dodatkowe koszty prowadzenia biznesu nie zostaną skompensowane przez wzrost zysków.
Jeżeli taka sytuacja nastąpi, musicie odpowiedzieć sobie na pytanie, czy maksymalny poziom zysków jest dla Was wart zaangażowania się w dane przedsięwzięcie.
Pamiętajcie, że biznes kejs jest estymacją, która ma Wam pokazać, czy warto w ogóle się w ten biznes bawić – to nie są wartości wyryte w kamieniu. Może się okazać, że rzeczywistość odbiega znacząco od założeń – tak, jak było między innymi przy naszym sklepie internetowym z kosmetykami naturalnymi.
Jeżeli zainteresował Was ten artykuł, to zapraszamy do przeczytania również kolejnego, w którym omawiamy przykład biznes kejsu z własnego doświadczenia w sklepie internetowym.